Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng (mã I) của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất (ví dụ như bia và nước ngọt), về khối lượng, về bao gói… đều phải được cho những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói…) đều phải được cấp mã mặt hàng mới.

Hệ thống mã số EAN cho vật phẩm gồm có các loại sau:

Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo từ trái sang phải như sau: mã quốc gia: ba con số đầu (mã số quốc gia của Việt Nam là 893); mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số; mã mặt hàng: có thể là năm, bốn, ba con số tuỳ thuộc vào mã doanh nghiệp; số cuối cùng là số kiểm tra.

Mã số EAN-8 gồm 8 con số cấu tạo như sau: Ba số đầu là mã số quốc gia, bốn số sau là mã mặt hàng, số cuối cùng là số kiểm tra. Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (thỏi son, chiếc bút bi).

Mã số EAN-14 gồm có 14 chữ số, số đầu tiên là số giao vận VL, 13 chữ số sau tương tự như EAN-13. Mã EAN-14 thường được sử dụng cho các đơn vị gửi đi (thùng, hộp, pallet, khay được bọc bằng lớp màng…)

Mã số địa điểm toàn cầu: là dãy số có 13 chữ số quy định cho tổ chức/doanh nghiệp và địa điểm, gồm mã quốc gia, số phân định tổ chức/doanh nghiệp hoặc địa điểm và một số kiểm tra.
GS1 Việt Nam thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là đơn vị cấp và quản lý MSMV. Hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV bao gồm: